Melhores Apps para Organizar Tarefas em 2025

Organizar tarefas de forma eficiente e um dos maiores desafios do mundo moderno. Com tantas demandas competindo pela nossa atencao, ter o aplicativo certo pode fazer a diferenca entre o caos e a produtividade.

Neste guia, analisamos os melhores aplicativos para organizar tarefas em 2025, comparando recursos, precos e casos de uso para ajudar voce a escolher a ferramenta ideal.

Criterios de Avaliacao

Analisamos cada aplicativo com base em:

Facilidade de uso: Curva de aprendizado e interface
Recursos: Funcionalidades disponiveis
Integrações: Conexao com outras ferramentas
Multiplataforma: Disponibilidade em diferentes dispositivos
Preco: Custo-beneficio
Offline: Funcionamento sem internet

Top 10 Apps para Organizar Tarefas

1. Todoist

O Todoist e um dos gerenciadores de tarefas mais populares do mundo, conhecido pelo equilibrio entre simplicidade e poder.

Principais recursos:

Projetos e subprojetos
Etiquetas e filtros
Datas e lembretes
Reconhecimento de linguagem natural
Quadros Kanban
Karma (gamificacao)
Integracao com 80+ apps

Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android, extensoes de navegador

Preco:

Gratuito: 5 projetos ativos, recursos basicos
Pro (R$ 24/mes): Projetos ilimitados, lembretes, temas
Business (R$ 36/usuario/mes): Equipes, administracao

Ideal para: Quem busca simplicidade com profundidade. Usuarios individuais e pequenas equipes.

Pontos fortes:

Interface limpa e intuitiva
Entrada rapida de tarefas
Linguagem natural ("amanha as 15h")
Sincronizacao impecavel

Pontos fracos:

Recursos de notas limitados
Sem visualizacao de calendario no plano gratuito

2. TickTick

O TickTick combina gestao de tarefas com recursos extras como timer Pomodoro e rastreamento de habitos.

Principais recursos:

Listas e pastas
Calendario integrado
Timer Pomodoro nativo
Rastreador de habitos
Widgets personalizaveis
Reconhecimento de voz
Modo foco

Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android, Apple Watch, Wear OS

Preco:

Gratuito: Recursos generosos
Premium (US$ 35,99/ano): Calendario, temas, mais lembretes

Ideal para: Quem quer uma solucao tudo-em-um com Pomodoro e habitos integrados.

Pontos fortes:

Pomodoro nativo excelente
Calendario robusto
Versao gratuita generosa
Widgets de qualidade

Pontos fracos:

Menos integracoes que concorrentes
Interface pode parecer carregada

3. Microsoft To Do

Sucessor do Wunderlist, o Microsoft To Do e gratuito e integrado ao ecossistema Microsoft.

Principais recursos:

Listas inteligentes ("Meu Dia")
Integracao com Outlook
Etapas dentro de tarefas
Compartilhamento de listas
Arquivos anexados
Sincronizacao com Microsoft 365

Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android

Preco: Totalmente gratuito

Ideal para: Usuarios do ecossistema Microsoft que querem uma solucao simples e gratuita.

Pontos fortes:

Completamente gratuito
Integracao nativa com Outlook e Microsoft 365
"Meu Dia" incentiva foco diario
Interface bonita

Pontos fracos:

Menos recursos que concorrentes pagos
Sem Pomodoro ou habitos
Integrações limitadas fora do ecossistema Microsoft

4. Things 3

O Things 3 e exclusivo para ecossistema Apple e e considerado referencia em design e usabilidade.

Principais recursos:

Areas e projetos
Titulos e checklists
Datas e lembretes
Quick Entry
Integracao com Calendario Apple
Atalhos e automacoes
Tags

Plataformas: Mac, iPhone, iPad, Apple Watch

Preco:

Mac: R$ 269,90 (pagamento unico)
iPhone: R$ 54,90
iPad: R$ 109,90

Ideal para: Usuarios Apple que valorizam design e estao dispostos a pagar por qualidade premium.

Pontos fortes:

Design excepcional
Experiencia fluida
Pagamento unico (sem assinatura)
Foco sem distracao

Pontos fracos:

Apenas Apple (sem Android ou Windows)
Sem colaboracao em equipe
Custo inicial alto

5. Notion

O Notion vai alem de tarefas, sendo um workspace completo para notas, bases de dados e projetos.

Principais recursos:

Bases de dados flexiveis
Multiplas visualizacoes (Kanban, calendario, lista)
Templates personalizaveis
Colaboracao em tempo real
Wikis e documentacao
Notion AI

Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android

Preco:

Gratuito: Uso pessoal ilimitado
Plus (US$ 10/mes): Recursos avancados
Business (US$ 15/usuario/mes): Equipes

Ideal para: Quem quer uma solucao all-in-one para notas, tarefas e projetos.

Pontos fortes:

Extremamente flexivel
Combina tarefas, notas e bases de dados
Templates da comunidade
Colaboracao robusta

Pontos fracos:

Curva de aprendizado
Pode ser complexo demais para tarefas simples
Performance em mobile
Funcionalidade offline limitada

6. Any.do

O Any.do se destaca pela simplicidade e pelo assistente diario que ajuda a planejar o dia.

Principais recursos:

Listas e tarefas
Planejador diario ("Momento Any.do")
Calendario integrado
Lembretes baseados em local
Integracao com Alexa e Google Assistant

Plataformas: Web, iOS, Android, extensao Chrome

Preco:

Gratuito: Recursos basicos
Premium (US$ 5,99/mes): Lembretes, temas, colaboracao

Ideal para: Quem busca simplicidade extrema e gosta de planejamento diario guiado.

Pontos fortes:

Muito simples de usar
Planejador diario unico
Boa integracao com assistentes de voz
Interface bonita

Pontos fracos:

Menos recursos que concorrentes
Plano gratuito limitado
Sem desktop nativo (apenas web)

7. Asana

O Asana e uma ferramenta robusta de gestao de projetos que tambem funciona para tarefas pessoais.

Principais recursos:

Projetos em lista, quadro, cronograma
Subtarefas e dependencias
Portfolios
Formularios
Automacoes
Integracao com 200+ apps
Metas e OKRs

Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android

Preco:

Basic: Gratuito (ate 15 usuarios)
Premium (US$ 10,99/usuario/mes): Cronogramas, regras
Business (US$ 24,99/usuario/mes): Portfolios, objetivos

Ideal para: Equipes e profissionais que gerenciam projetos complexos.

Pontos fortes:

Recursos robustos de projetos
Visualizacoes flexiveis
Automacoes poderosas
Colaboracao excelente

Pontos fracos:

Pode ser excessivo para uso pessoal simples
Curva de aprendizado
Preco alto para recursos avancados

8. Trello

O Trello popularizou os quadros Kanban e continua sendo referencia para organizacao visual.

Principais recursos:

Quadros, listas e cartoes
Power-Ups (integracoes)
Automacao Butler
Checklists e anexos
Datas de vencimento
Colaboracao em tempo real

Plataformas: Web, Windows, Mac, iOS, Android

Preco:

Gratuito: Quadros ilimitados, 10 Power-Ups
Standard (US$ 5/usuario/mes): Checklists avancados
Premium (US$ 10/usuario/mes): Visualizacoes, automacao

Ideal para: Quem pensa visualmente e gosta de organizar em colunas.

Pontos fortes:

Interface visual intuitiva
Facil de comecar
Flexivel para diversos usos
Versao gratuita generosa

Pontos fracos:

Limitado para tarefas com muitas datas
Power-Ups essenciais sao pagos
Menos eficiente para listas longas

9. Google Tasks

O Google Tasks e a opcao mais simples e integrada ao Google Workspace.

Principais recursos:

Listas de tarefas
Subtarefas
Datas e horarios
Integracao com Gmail e Calendar
Tarefas a partir de emails

Plataformas: Web (integrado ao Gmail/Calendar), iOS, Android

Preco: Totalmente gratuito

Ideal para: Usuarios do Google Workspace que querem algo minimalista.

Pontos fortes:

Simples e sem complicacao
Integracao perfeita com Gmail e Calendar
Gratuito
Criar tarefa de email e muito util

Pontos fracos:

Recursos muito basicos
Sem etiquetas ou filtros
Sem colaboracao
Sem app desktop

10. Remember The Milk

Veterano no mercado, o Remember The Milk e conhecido pela busca avancada e smart lists.

Principais recursos:

Smart Lists (listas dinamicas)
Busca avancada
Tags e localizacoes
Lembretes multicanal
Integracao com Gmail e Google Calendar
Subtarefas

Plataformas: Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android

Preco:

Gratuito: Recursos basicos
Pro (US$ 49,99/ano): Subtarefas, widgets, integrações

Ideal para: Usuarios avancados que amam filtros e buscas complexas.

Pontos fortes:

Smart Lists muito poderosas
Busca avancada unica
Disponivel em Linux
Comunidade ativa

Pontos fracos:

Interface datada
Curva de aprendizado para smart lists
Menos intuitivo que concorrentes modernos

Comparativo Rapido

App	Preco	Melhor Para	Plataformas
Todoist	Freemium	Equilibrio simplicidade/poder	Todas
TickTick	Freemium	Pomodoro + Tarefas	Todas
Microsoft To Do	Gratuito	Ecossistema Microsoft	Todas
Things 3	Pago	Design premium	Apple only
Notion	Freemium	All-in-one	Todas
Any.do	Freemium	Simplicidade	Web, Mobile
Asana	Freemium	Equipes e projetos	Todas
Trello	Freemium	Visual Kanban	Todas
Google Tasks	Gratuito	Minimalismo Google	Web, Mobile
Remember The Milk	Freemium	Buscas avancadas	Todas + Linux

Como Escolher o App Certo

Para Uso Pessoal Simples

Recomendacoes:

Todoist (gratuito)
Microsoft To Do (gratuito)
Google Tasks (gratuito)

Para Produtividade Avancada

Recomendacoes:

TickTick (Pomodoro integrado)
Todoist Pro
Things 3 (se Apple)

Para Equipes

Recomendacoes:

Asana
Trello
Notion

Para Quem Quer Tudo em Um

Recomendacoes:

Notion
TickTick
Asana

Para Orcamento Zero

Recomendacoes:

Microsoft To Do
Google Tasks
Todoist (gratuito)

Dicas para Usar Qualquer App

1. Mantenha Simples

Nao crie sistemas complexos demais. Comece basico e adicione complexidade conforme necessario.

2. Revise Diariamente

Reserve 5 minutos toda manha para revisar e priorizar tarefas do dia.

3. Use Datas com Criterio

Nem tudo precisa de data. Use datas apenas para tarefas com prazo real.

4. Quebre Tarefas Grandes

Tarefas como "Fazer projeto X" sao intimidadoras. Quebre em proximas acoes claras.

5. Esvazie Sua Caixa de Entrada

Processe tarefas na inbox regularmente. Categorize, agende ou delete.

6. Uma Ferramenta Principal

Evite usar multiplos apps de tarefas. Escolha um e comprometa-se.

7. Sincronize com Calendario

Integre tarefas com calendario para visualizar compromissos e to-dos juntos.

Metodologias que Funcionam com Apps

GTD (Getting Things Done)

Apps como Todoist e Things sao otimos para GTD:

Inbox para captura rapida
Projetos para agrupamento
Contextos como tags
Revisao semanal

Pomodoro

TickTick tem Pomodoro nativo. Para outros, use:

Forest
Focus Keeper
Pomodoro Timer

Matriz de Eisenhower

Crie quadrantes no Trello ou filtros no Todoist:

Urgente + Importante
Nao Urgente + Importante
Urgente + Nao Importante
Nao Urgente + Nao Importante

Time Blocking

Combine tarefas com calendario:

Google Calendar + Google Tasks
Notion com visualizacao de calendario
TickTick com calendario integrado

FAQ: Perguntas Frequentes

Qual o melhor app gratuito?

Microsoft To Do e Google Tasks sao completamente gratuitos. Todoist e TickTick tem versoes gratuitas generosas.

Posso migrar tarefas de um app para outro?

A maioria permite exportar em CSV ou tem integracoes de migracao. Todoist e Notion tem importadores.

Preciso de app de tarefas se uso calendario?

Tarefas e eventos sao diferentes. Tarefas sao coisas a fazer; eventos sao compromissos com hora marcada. O ideal e usar ambos integrados.

Papel e caneta ainda funciona?

Sim, para muitas pessoas. Mas apps oferecem sincronizacao, lembretes e busca que papel nao tem.

Como evitar acumular tarefas sem fazer?

Revise regularmente, delete o que nao vai fazer, e foque nas 3 tarefas mais importantes do dia.

Apps ajudam com procrastinacao?

Ferramentas ajudam a organizar, mas nao resolvem procrastinacao sozinhas. Combine com tecnicas como Pomodoro e "comer o sapo".

Conclusao

O melhor aplicativo de tarefas e aquele que voce vai realmente usar. Nao existe solucao perfeita para todos.

Comece com um app gratuito e simples. Use por algumas semanas antes de decidir se precisa de mais recursos. A ferramenta e apenas o meio; o habito de organizar e revisar tarefas e o que realmente transforma produtividade.

Escolha um app da lista, configure suas primeiras tarefas, e comece a usar hoje. A organizacao e uma habilidade que se desenvolve com pratica, e qualquer um dos aplicativos apresentados pode ser seu aliado nessa jornada.

Boa produtividade.